Cómo hacer un inventario físico de almacenes
Amigos en esta oportunidad quiero platicarles acerca de un tema muy importante cómo realizar un inventario físico de almacenes pero antes debemos tener en claro cuáles eran nuestros objetivos
OBJETIVOS DE UN INVENTARIO DE ALMACENES
Al realizar el inventario físico perseguimos diversos objetivos a continuación mencionó algunos de los más importantes
1. Determinar que los productos existen físicamente
Productos existen físicamente al realizar un inventario no sólo estamos cuantificando sino que también estamos validando información con ello evitaremos caer en el error por ejemplo vender productos que no tenemos
2. Una adecuada planeación para la reposición del stock, evitando compras innecesarias
Una adecuada planeación para la reposición del stock evitando compras innecesarias lo que tratamos de advertir con esto es que evitemos comprar más de lo que necesitamos evitemos generar costos de posesión recordemos que la permanencia de cualquier artículo en nuestro almacén genera costos
3. Conocer con exactitud y en detalle el valor de las existencias de tu empresa
Conocer con exactitud y en detalle el valor de las existencias de la empresa la idea del inventario además de cuantificar también es detectar los artículos que se encuentran deteriorados obsoletos y no aptos para la venta una vez que tengamos todos estos datos podremos tomar acciones como retirarlos de nuestro inventario o darnos de baja
4. Identificar y ordenar la mercadería del almacén
Identificar y ordenar la mercadería del almacén durante el inventario también actualizaremos las ubicaciones correctas de nuestra mercancía con ello evitaremos demoras innecesarias al momento de efectuar un despacho
5. Sincerar el valor contable de nuestras existencias mediante un ajuste en libros
Sincerará el valor contable de nuestra existencia mediante un ajuste en libros una vez que tengamos claro nuestros objetivos ahora si pasamos a resolver el tema principal
¿Cómo realizar un inventario físico de almacenes?
Cómo realizar un inventario físico de almacenes para un mejor enfoque dividiremos el inventario en tres fases fundamentales claramente definidas la primera y la más importante será el planeamiento como segunda fase tendremos el inventario físico y como tercera tendremos la conciliación y el reconteo de diferencias
I. Fase de Planeamiento
fase de planeamiento antes de iniciar el inventario les recomiendo hacernos las siguientes preguntas
1. ¿Cuentan las estanterías del almacén con código de ubicación?
Cuentan las estanterías del almacén con código de ubicación
2. ¿Los productos a inventariar tienen su código de identificación?
Inventariar tienen su código de identificación
3. ¿Estos códigos están registrados en el sistema?
Estos códigos están registrados en el sistema es muy importante que el físico conversé con el teórico la base de datos puede estar muy completa en todos sus campos pero si esto no se refleja en el físico tendremos muchos problemas para relacionarlos en la etapa de conciliación
4. ¿Qué tipo de artículos vamos a contar?
Tipo de artículos vamos a contar recordemos que cada inventario y cada almacén tienen sus propias características y particularidades no es lo mismo contar autopartes que contar material de construcción o perecibles en frigoríficos
5. ¿Cuál es la lógica del ordenamiento del almacén? ¿Existe un ordenamiento?
Ordenamiento del almacén existe un ordenamiento no todos los almacenes tienen las mismas políticas de almacenamiento ya sea por necesidad o estrategia
6. ¿Existe mercadería en cajones, contenedores, lugares diferentes a una estantería?
existe mercadería en cajones contenedores lugares diferentes a una estantería no es lo mismo tomar inventario artículos ordenados en un ataque que sacarlos de un contenedor para recién contarlos ellos demandarán mayor tiempo de recursos humanos
7. ¿Es posible paralizar los despachos de almacén por motivo del inventario?
Los despachos de almacén por motivo del inventario es decir se realizará un inventario con stock en movimiento de ser el caso debemos realizar un control paralelo de los ingresos y salidas que se produzcan durante el inventario con ello evitaremos generar falsas diferencias en nuestros resultados una vez culminada la etapa de planeamiento nos ponemos manos a la obra y damos por inicio nuestro inventario físico
II. Fase de Inventario Físico
Inicio y durante el inventario recomendamos tener en consideración lo siguiente realizar un corte documentario el corte documentario es la interrupción del flujo de información documentaria respecto a los ingresos o salidas todo ello en sincronización con la inmovilización de bienes sin embargo muchas veces por intereses o estrategias comerciales la compañía podría tomar la decisión de no detener los despachos durante el inventario para ello será muy importante llevar un control paralelo de los ingresos y salidas que posteriormente sumaremos a nuestro conteo de inventario y mantener el control mediante un layout
Mantener el control mediante un layout
Con ello podremos tener información respecto al avance tomando medidas anticipadas ante una posible eventualidad
Recomendamos realizar el inventario sin stock a la vista
Recomendamos realizar el inventario sin stock a la vista es decir la persona que cuenta no podrá ver la cantidad teórica que nos pide el stock con esto procuramos ser objetivos en nuestros resultados llevar un estricto orden de conteo en el caso que hayamos optado por realizar un inventario al barrer con reportes estableceremos un orden por ejemplo para cada anaquel empezaremos de izquierda a derecha siempre del físico al reporte y no al revés recordemos que estamos haciendo un inventario al barrer la idea es levantar todos y cada uno de los artículos incluidos los que no figuran en nuestro reporte a los cuales llamaremos sobrantes rotular los productos inventariados pegaremos siempre un sticker provisional que será la señal de que el producto ya fue inventariado con ello evitaremos duplicar nuestro conteo por error
III. Fase de Conciliación y Reconteo de Diferencias
Fase de conciliación y reconteo de diferencias este proceso consistirá en comparar las cantidades inventariadas del conteo físico con las cantidades indicadas en el sistema es decir la cantidad real versus la cantidad teórica si las cantidades difieren se procederá a un segundo conteo recomendamos en esta etapa validar el conteo mediante firmas de todos los presentes ya que en base a este último resultado se deberán tomar acciones administrativas contables financieras por último recordarle amigos que cualquier decisión que tome el respecto al comentario éstas deberán siempre ayudar a que nuestro inventario sea imparcial certero fluido y ordenado muy bien amigos hemos llegado a la parte final